1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Общий отдел администрации Бейского района (далее - общий отдел) образуется главой Бейского района и является структурным подразделением аппарата администрации Бейского района (далее - администрация). Общий отдел работает под непосредственным руководством управляющего делами администрации.

1.2. Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, федеральными законами и законами Республики Хакасия, другими нормативными правовыми актами, Уставом муниципального образования Бейский район и настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Основными задачами общего отдела являются:

2.1. Обеспечение четкого делопроизводственного обслуживания деятельности администрации от приема и регистрации корреспонденции, фиксирования всех стадий прохождения и исполнения документов, до оформления дел и своевременной подготовки их к сдаче в архив.

2.2. Организация контроля за исполнением законов, постановлений и распоряжений федеральных и республиканских органов власти, постановлений и распоряжений администрации.

2.3. Организационно-техническая работа по подготовке и выпуску документов, оформляемых в администрации, постановлений и распоряжений администрации, сборников постановлений и распоряжений администрации.

2.4. Организационно-техническая подготовка заседаний совещательных органов, созданных при главе Бейского района, оперативных совещаний, проводимых главой Бейского района, оформление их протоколов, организация контроля за их выполнением.

2.5. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение копировально-множительных работ, оформление других документов администрации.

2.6. Обеспечение соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан и организация приема граждан по личным вопросам главой Бейского района и его заместителями в соответствии с действующим законодательством.

2.7.Организация контроля за соблюдением сотрудниками администрации режима работы администрации. Координация работы и организация контроля за деятельностью технических работников администрации.

3. ФУНКЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Общий отдел осуществляет следующие функции:

3.1. В целях обеспечения четкого делопроизводственного обслуживания деятельности администрации, структурных подразделений администрации:

3.1.1 организует делопроизводство в аппарате администрации, разрабатывает Инструкцию о ведении делопроизводства и контроля, осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводственной службы;

3.1.2 осуществляет методическую помощь в работе по ведению делопроизводства в управлениях и отделах администрации;

3.1.3 осуществляет справочно-информационное обслуживание структурных подразделений аппарата администрации, ее управлений и отделов, обеспечивая быстрый поиск документов;

3.1.4 принимает участие в разработке нормативных правовых документов, регламентирующих работу администрации, обеспечивающих четкую организацию процесса делопроизводства и контроля за исполнением документов;

3.1.5 организует подготовку и проведение учебы сотрудников аппарата администрации, управлений и отделов администрации по вопросам работы с документами и организации их исполнения;

3.1.6 составляет номенклатуру дел администрации, представляет ее на утверждение главе Бейского района и в установленном порядке на согласование в архив района; формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.2. В целях организации контроля за исполнением законов, постановлений и распоряжений федеральных и республиканских органов власти, собственных постановлений и распоряжений в администрации, структурных подразделениях администрации, подведомственных организациях, учреждениях:

3.2.1 осуществляет методическое руководство системой контроля в целях обеспечения ее единства в администрации, структурных подразделениях администрации, подведомственных организациях, учреждениях;

3.2.2 осуществляет в аппарате администрации, структурных подразделениях администрации, подведомственных организациях, учреждениях оперативный контроль по своевременному исполнению законов Российской Федерации, законов Республики Хакасия, постановлений и распоряжений федеральных и республиканских органов власти, собственных постановлений и распоряжений, информирует главу Бейского района о состоянии работы по исполнению документов;

3.2.3 обеспечивает своевременное представление информации и сведений о ходе выполнения законов Российской Федерации и Республики Хакасия, постановлений и распоряжений федеральных и республиканских органов власти в Аппарат Правительства Республики Хакасия.

3.3. В целях проведения организационно-технической работы по подготовке и выпуску документов, оформляемых в администрации, структурных подразделениях администрации, подведомственных организациях, учреждениях постановлений и распоряжений администрации, сборников постановлений и распоряжений администрации:

3.3.1 осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству контроль за качеством подготовки документов, представляемых на подпись главе Бейского района;

3.3.2 оказывает методическую помощь, в пределах своей компетенции, специалистам аппарата администрации, структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, учреждений при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации;

3.3.3 осуществляет регистрацию, учет и рассылку исполнителям исходящих документов администрации, постановлений и распоряжений администрации.

3.4. В целях организационно-технической подготовки заседаний совещательных органов, созданных при главе Бейского района, оперативных совещаний, проводимых главой Бейского района:

3.4.1. осуществляет своевременное оповещение заинтересованных лиц о дате и времени проведения заседания;

3.4.2. проводит организационную работу по своевременному представлению в администрацию документов на очередное заседание;

3.4.3. осуществляет документальное оформление протоколов заседаний, регистрацию, учет и рассылку копий протоколов, контроль за их исполнением.

3.5. В целях технического обеспечения работы с документами:

3.5.1 осуществляет размножение документов администрации в необходимом количестве;

3.5.2 осуществляет обеспечение режима доступа и использования документной информации сотрудникам администрации, структурных подразделений администрации.

3.6. В целях обеспечения рассмотрения письменных и устных обращений граждан и организаций:

3.6.1 организует прием, регистрацию и учет поступающих в администрацию устных и письменных обращений граждан и организаций;

3.6.2 осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и исполнением обращений граждан и организаций в администрации, структурных подразделениях администрации;

3.6.3 анализирует и готовит статистические и информационные материалы по результатам анализа работы с обращениями граждан и организаций в администрации и представляет их в Правительство Республики Хакасия;

3.6.4 осуществляет методическую помощь работникам управлений и отделов администрации, занимающихся работой с обращениями граждан и организаций.

3.7. Осуществляет организационные и информационные функции по обеспечению и обслуживанию работы главы Бейского района, его заместителей.

3.8. В целях организации контроля за соблюдением сотрудниками администрации режима работы администрации, координации работы и организации контроля за деятельностью технических работников администрации:

3.8.1 осуществляет организацию оперативных проверок соблюдения сотрудниками администрации, в том числе техническими работниками, режима работы администрации;

3.8.2 координирует деятельность технических работников администрации.

3.9. Осуществляет иные полномочия, необходимых для выполнения стоящих перед общим отделом задач в соответствии со своей компетенцией и действующим законодательством.

4. ПРАВА ОБЩЕГО ОТДЕЛА

4.1.Общий отдел в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1 запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, учреждений необходимую информацию, справки, сведения по поручению главы Бейского района, управляющего делами;

4.1.2 запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, учреждений информацию, необходимую для выполнения функции контроля исполнения;

4.1.3 вносить главе Бейского района предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате администрации, структурных подразделениях администрации;

4.1.4 осуществлять контроль за соблюдением в аппарате администрации, структурных подразделениях администрации требований, предъявляемых при подготовке исполнительно-распорядительных документов, возвращать на доработку документы, оформленные с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству;

4.1.5 осуществлять контроль за исполнением документов Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Хакасия и собственных документов.

4.2.Общий отдел обязан:

4.2.1 не разглашать конфиденциальную информацию, информацию, ставшую известной в ходе выполнения служебных обязанностей;

4.2.2 качественно и в установленные сроки исполнять функции отдела;

4.2.3 своевременно вносить предложения по внесению изменений в муниципальные правовые акты.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

5.1. Общий отдел возглавляет управляющий делами администрации, который назначается и освобождается от должности главой Бейского района в порядке, установленном законодательством. В непосредственном подчинении управляющего делами находятся: главный специалист по контролю и работе с территориями, главный специалист, архивист, специалист первой категории, технические работники отдела. Квалификационные требования, права и обязанности, ответственность сотрудников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего Положения.

5.2. Специалисты, технические работники общего отдела утверждаются и освобождаются от должности главой Бейского района.

5.3. Управляющий делами администрации:

5.3.1 руководит деятельностью общего отдела и обеспечивает выполнение стоящих перед ним задач;

5.3.2 обеспечивает соблюдение специалистами общего отдела финансово-штатной дисциплины, сохранение материальных ценностей в отделе;

5.3.3 принимает меры по совершенствованию организации труда в отделе;

5.3.4 координирует работу общего отдела с другими подразделениями аппарата администрации;

5.3.5 вносит предложения по улучшению условий труда специалистов общего отдела, их поощрению и наложению на них взысканий.

6.ПОРЯДОК РАБОТЫ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

6.1. Порядок работы общего отдела определяется Правилами внутреннего трудового распорядка для работников администрации.