1.Общие положения

1.1. Администрация Бейского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании Бейский район реализует полномочия по:

- организации и содержанию архива муниципального образования;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности администрации, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация Бейского района образует в своем составе архив, выполняющий функции архивного отдела.

1.3. Архив муниципального образования (далее - архив МО) является структурным подразделением администрации Бейского района без статуса юридического лица. Имеет свою печать и штамп.

1.4.Архив МО руководит деятельностью ведомственных архивов юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления – учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.

1.5. Архив МО в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и Законом Республики Хакасия от 13.11.2012 № 106-ЗРХ «Об архивном деле», Уставом муниципального образования Бейский район, решениями Главы Бейского района, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом Министерства культуры Республики Хакасия и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве МО утверждается Главой Бейского района с учетом рекомендаций Министерства культуры Республики Хакасия. В положении закрепляются организационно- правовой статус архива МО, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архива МО устанавливается Главой Бейского района.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение архива МО осуществляется за счет средств бюджета Бейского района Республики Хакасия.

1.9. Администрация Бейского района обеспечивает архив МО помещением, отвечающим нормативным требованиям обеспечения, сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Задачи и функции архива МО

Основными задачами и функциями архива МО являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в архив МО, представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом - Министерство культуры Республики Хакасия;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации Бейского района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве МО.

2.2. Архив МО обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования Бейский район и Республики Хакасия;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации Бейского района, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования Бейский район;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива МО;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.3. Архив МО по согласованию с Администрацией Бейского района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Хакасия поступают на хранение в архив МО в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивом, действующим от имени Администрации Бейского района при наличии доверенности.

2.5. Комплектование архива МО документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования архива МО, утверждаемых Администрацией Бейского района и согласовываемых с органом управления архивным делом – Министерством культуры Республики Хакасия, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов долговременного хранения в архив МО;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве МО.

2.6.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных полномочий Администрации Бейского района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Бейского района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования архива МО и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в орган управления архивным делом – Министерство культуры Республики Хакасия поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архив МО в порядке, установленном органом управления архивным делом Республики Хакасия;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование Администрации Бейского района, иных организаций о составе и содержании документов архива МО, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

-создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива МО, архивных справочников о составе и содержании документов.

3. Права архива МО

Архиву МО для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Вносить на рассмотрение Администрации Бейского района и органа управления архивным делом - Министерства культуры Республики Хакасия предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве МО, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования Бейский район, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования Бейский район, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией Бейского района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.7. Ставить перед Администрацией Бейского района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с организациями муниципального образования Бейский район, органом управления архивным делом - Министерством культуры Республики Хакасия, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

4. Организация работы

4.1. Архив МО возглавляет главный специалист, архивист. Главный специалист, архивист является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

Главный специалист, архивист назначается и освобождается Главой Бейского района. Это решение может согласовываться с органом управления архивным делом- Министерством культуры Республики Хакасия.

При смене главного специалиста, архивиста, прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Бейского района, а также органа управления архивным делом - Министерства культуры Республики Хакасия. Акт приема-передачи утверждается Главой Бейского района и представляется в орган управления архивным делом - Министерство культуры Республики Хакасия.

4.2. Главный специалист, архивист:

4.2.1. Организует деятельность архива МО и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе архива МО и состоянии архивного дела в МО перед Администрацией Бейского района и в установленном порядке перед органом управления архивным делом Министерством культуры Республики Хакасия.

Деятельность архива МО организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией Бейского района с учетом рекомендаций органа управления архивным делом - Министерства культуры Республики Хакасия.

Реорганизация или ликвидация архива МО осуществляется Главой Бейского района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архива МО передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Республики Хакасия в установленном порядке.